Um sistema de controle de documentos bem estruturado desempenha um papel importante na garantia da conformidade e qualidade dos serviços prestados por terceiros. Algumas das principais funções incluem:
Armazenamento e acesso: armazene documentos importantes, como contratos, políticas e procedimentos, de forma organizada e facilmente acessível.
Rastreabilidade: rastreie e registre as alterações e aprovações dos documentos, para garantir que as versões mais recentes estejam sempre disponíveis.
Revisão e aprovação: crie fluxos de trabalho para revisão e aprovação de documentos, para garantir que todos os documentos estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Integração: integre o sistema de controle de documentos com outras ferramentas, como o sistema de gestão de fornecedores, para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e disponíveis de forma consistente.
Segurança: garanta a segurança dos documentos, incluindo acesso restrito a usuários autorizados e backups regulares.
Em resumo, um sistema de controle de documentos bem estruturado pode ajudar a garantir a conformidade e qualidade dos serviços prestados por terceiros, fornecendo um local seguro para armazenar e acessar documentos importantes, rastreando e registrando alterações, proporcionando fluxos de trabalho de revisão e aprovação, integrando com outras ferramentas e garantindo a segurança dos documentos.
Qual a economia gerada?
Um sistema de controle de documentos bem estruturado pode gerar economia para a empresa de várias maneiras:
Redução de custos com armazenamento: armazenar documentos em um sistema digital em vez de em papel pode economizar custos com espaço físico e manutenção.
Melhoria da eficiência: um sistema de controle de documentos pode melhorar a eficiência dos processos de negócios, reduzindo o tempo gasto procurando e acessando documentos.
Redução de riscos legais e regulatórios: um sistema de controle de documentos pode ajudar a garantir a conformidade com as regulamentações aplicáveis, reduzindo o risco de sanções legais e multas.
Melhoria da qualidade dos serviços: um sistema de controle de documentos pode ajudar a garantir a qualidade dos serviços prestados por terceiros, garantindo que os fornecedores estejam cumprindo os requisitos estabelecidos.
Melhoria da transparência: um sistema de controle de documentos pode tornar os processos de negócios mais transparentes, facilitando a auditoria e a investigação de possíveis violações.
Em resumo, um sistema de controle de documentos bem estruturado pode gerar economia para a empresa, reduzindo custos com armazenamento, melhorando a eficiência, reduzindo riscos legais e regulatórios, melhorando a qualidade dos serviços e tornando os processos de negócios mais transparentes.
A Meta.X possui a melhor ferramenta de controle e mitigação de riscos (Due Diligence) para as organizações. A nossa equipe realiza todo o controle desses processos através de análises documentais, contato e suporte direto com esses terceiros e identificação de pendências. O tratamento é humanizado e as empresas acabam buscando formas de se resolver o problema ao invés de fugir dele. Somos conhecidos pela natureza consultiva e não punitiva. As organizações acabam tendo uma curva de aprendizado e melhora substancial na relação com esses terceiros.
Márcio Goicocheia Especialista em gestão de terceiros
